Jokaisella tapahtumalla on tavoite ja meillä se tavoite oli järjestää yrityksen pikkujoulut.
Kyseessä oli ihka ensimmäinen projektini ja olin tietysti innosta piukeena. Suunnitteluvaiheeseen, joka on tapahtuman järjestämisessä se tärkein vaihe, oli rajallisesti aikaa, sillä pikkujoulujen ajankohtaan oli aikaa vain noin kuukausi ja näin ollen ryhdyimmekin heti tuumasta toimeen.
Tapahtumaa järjestettäessä on erityisen tärkeää huomioida kohderyhmä ja sen asettamat vaatimukset, mutta myös esimerkiksi tila, budjetti, toteutus ja tapahtuman tunnelma tulee ottaa huomioon. Näitä vaatimuksia ja pikkujoulujen onnistumista ajatellen, otimme huomioon yrityksen omistajan ja henkilökunnan toiveita. Laskimme budjetin ja teimme tarjouksen yrittäjälle, jonka hyväksyttyä tarjouksemme, toteutimme suunnitelman. Tai näin se olisi voinut jatkua, mutta todellisuudessa projektimme kariutui tähän. Päästänkin nyt mielikuvitukseni valloilleen ja kerron projektille onnellisen lopun. :)
Suunnittelimme siis illan ohjelmaa meille annettujen toiveiden mukaisesti ja varasimme pikkujouluja varten kabinetin eräästä ravintolasta. Laitoimme pöydille nimilaput (vaikka se ei pienissä tilaisuuksissa tarpeellista olekkaan) toimintamme helpottamiseksi ja ilmoitimme etukäteen päätetyt annostilaukset. Tavoitteena oli rento ilta, jossa työntekijät saivat vaihtaa kuulumisiaan ilman ulkopuolisia häiriötekijöitä. Tämän lisäksi jouluinen musiikki ja erilaiset vaihtoehtoiset hoidot toivat osakseen miellyttävää tunnelmaa iloiseen ja railakkaaseen pikkujouluun. Pikkujouluväkeä ilahdutti myös pienet, maahantuojilta saamamme paketit.
Tapahtuman onnistumisesta vastuussa projektijohtajana olin minä sekä siinä ohessa myös projektiryhmä.
Pikkujoulut onnistuivat suunnitelmien mukaisesti, koska kaikilla tapahtumaan osallistuneilla oli selkeät roolit, kaikki kantoivat vastuunsa hyvin ja onnistuimme luomaan hyvän tunnelman. Sen pituinen se. :)
Tarinaani siivitti Helena Vallon ja Eija Häyrisen teos
Tapahtuma on tilaisuus: tapahtumamarkkinointi ja tapahtuman järjestäminen.
Liisimaria
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti