Muistan selkeästi, kun projektityöskentelyä aloitettaessa vaikein vaihe oli se, jossa meillä oli jo alustava sopimus yhteistyöstä, mutta oli aika sopia sen tarkasta sisällöstä.
Elisa Juholinin kirja ”Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön” sisältää kompaktin selostuksen niistä asioista, joita yhteistyön alussa kannattaa sopia. Meidän ryhmä piti jälkeenpäinkin tiiviisti yritykseen yhteyttä sähköpostin avulla, mutta monet asiat olisi voitu sopia täsmällisesti ja yhdellä kertaa kasvotusten. Toisin sanoen, yhteistyön aloittavan palaverin kannattaa olla sisällöltään mahdollisimman informatiivinen molemmille osapuolille, jolloin molemmilla on selkeä kuva projektin etenemisestä.
Ensimmäisessä tapaamisessa on hyvä sopia, kuka ryhmästä on varsinainen yhteyshenkilö. Tämä meillä onnistuikin hyvin, koska yritys tiesi aina tarpeen tullen ottaa yhteyttä projektipäällikköömme. Yleensä yhteyshenkilöksi valitaankin juuri se, joka vastaa projektin etenemisestä. Meillä tietysti oli pieni projektiryhmä, joka loppupelissä vastasi yhdessä koko projektista, mutta olisihan se kummaa jos joka kerta yritykseen ottaisi yhteyttä eri henkilö, tai jos yritys joutuisi arpomaan, kenelle projektiryhmästä osoittaisi viestinsä.
Toimeksianto kannattaa täsmentää erityisen hyvin heti yhteistyötä aloitettaessa, jolloin molemmilla osapuolilla on selvät sävelet projektin etenemisestä ja sisällöstä. Ja sitä varten, että mahdollisia yhteydenottoja ja täsmennyksiä täytyy jälkeenpäin tehdä, on yrityksen hyvä tietää, että ryhmässämme on yksi tietty henkilö, johon saa aina tarvittaessa yhteyden.
Essi
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti